ตัวอย่างการใช้ 5 ส. ในการจัดการสำนักงาน

หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า 5ส มานานพอสมควรแล้ว แต่อาจจะไม่เคยนำสิ่งเหล่านั้นมาใช้เพราะคิดว่าเป็นสิ่งไกลตัว วันนี้ผมอยากยกตัวอย่างในการนำ 5ส มาใช้ในสำนักงานของท่าน เริ่มต้นอาจจะยากสักนิดแต่หลังจากจัดทำเสร็จแล้วเชื่อว่าการทำงานของท่านจะ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การจัดวางโต๊ะทำงาน
ให้จัดโต๊ะเรียงลำดับกันตามลำดับของ เอกสารที่จะต้องผ่าน และให้อยู่ใกล้กันในลักษณะที่เหมือนกับสายการประกอบในโรงงานอุตสาหกรรม (Assembly Line) เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นไปได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถลดความสับสนในการส่งเอกสาร และการติดต่องานให้ลดลงได้
2. การจัดระบบการเข้า – ออก ของเอกสาร
พยายามจัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่างๆ ให้น้อยที่สุด ในลักษณะของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น แนวความคิดนี้มาจาก กระบวนการผลิตที่จัดให้วัตถุดิบไหลเข้าสู่สายการผลิต โดยใช้เวลาสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายที่ผลิตภัณฑ์ ถึงมือลูกค้า ปัจจุบันการบริการของธนาคารต่างๆ ก็หันมาใช้ระบบแบบนี้ ซึ่งมักจะใช้พนักงานเพียงคนเดียวในการรับ-จ่ายเงิน แทนที่จะต้องมีการตรวจสอบกัน 2 – 3 โต๊ะอย่างในสมัยก่อน
3. การจัดแฟ้มเอกสาร
3.1) การแยกประเภทของเอกสาร เอกสารต่างๆ สามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ, เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา, และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ นั้น มีวิธีการดังนี้
ก. แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ เช่น ใบราคา รายชื่อที่อยู่ของลูกค้าประจำ ฯลฯ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด และจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้และจัดเก็บทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
ข. แฟ้มเอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งจ่ายเงิน เพื่อใช้สำหรับการคิดภาษี และแฟ้มเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ เช่น กฎระเบียบบริษัท กฎหมายต่างๆ ที่ เกี่ยวข้อง เป็นต้น ควรจัดเก็บในชั้นที่แยกต่างหาก ห่างจากสถานที่ที่เก็บเอกสารประจำ เพื่อที่จะได้เพิ่มพื้นที่ทำงานให้มากขึ้น
3.2) การจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่ เมื่อแบ่งประเภทของเอกสารได้แล้ว ก็นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มที่แตกต่างกัน หรือใช้เทปสีติดที่สันแฟ้ม จะทำให้ การค้นหาและการจัดเก็บ เป็นไปได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
3.3) การจัดเรียงแฟ้มให้อยู่ตามลำดับในชั้นเก็บ การจัดเก็บแฟ้มเข้าชั้นเก็บ อาจจะมีการเรียงหมายเลข หรือใช้วิธีขีดเส้นทแยง จากแฟ้มแรกจนถึง แฟ้มสุดท้าย จะทำให้การจัดเก็บแฟ้มเข้าที่นั้น ถูกต้องรวดเร็ว แฟ้มไหนที่อยู่ผิดที่จะรู้ได้ทันที และสามารถเอากลับคืนที่เดิมได้ง่าย
3.4) การจัดทำแฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มที่ระบุรายละเอียดของหมวดหมู่ เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลขหรือเป็นกลุ่มตัวอักษร ทั้งหมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เก็บเอกสาร ซึ่งแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้ม ดัชนี ก็สามารถไปหาเอกสารที่ต้องการได้สะดวกและรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา
4. แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ในแต่ละหน่วยงาน
ควรจะมีการทบทวนรูปแบบของเอกสารต่างๆ อยู่เสมอ อาจจะ กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนในการทบทวนเอกสาร เช่น ปีละครั้ง หรือสองปีต่อครั้ง เพราะแบบฟอร์มที่ใช้งานนานๆ มักมีช่องที่เติมข้อความต่างๆ ที่ไม่เหมาะสม ไม่จำเป็น ไม่เหมาะกับสถานการณ์หรือมีมากเกินไป ควรมีการแก้ไข ให้กะทัดรัด ใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว และสิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด
5. การจัดทำรายงานต่างๆ ของแต่ละหน่วยงาน
ควรจัดทำให้สนองต่อความต้องการของผู้ใช้ เนื้อหารายงานควรจะสั้นและตรง จุดประสงค์ที่สุด เพื่อที่ผู้อ่านสามารถจับใจความได้รวดเร็ว และถ้าไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรทำรายงานเกินความจำเป็น
ยังมีเหลืออีก 8 ข้อพรุ่งนี้มาอ่านกันต่อครับ

-------------------------
วันนี้ต่อจากเมื่อวานครับ เหลืออีก 8 ข้อ
6. จัดระเบียบตู้เอกสารและโต๊ะทำงาน
ควรมีการจัดระเบียบและทำความสะอาดอย่าง น้อยเดือนละครั้ง โดยการขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น จัดแยกของที่จำเป็นให้เป็นระเบียบ ตู้เอกสารและลิ้นชักโต๊ะทำงาน มักมีสิ่งของที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอ หรือบางทีก็มีมากเกินความจำเป็นต่อการใช้งาน จึงควรมีการจัดการทิ้งบ้างตาม สมควร สำหรับโต๊ะทำงานนั้นควรมีการจัดระเบียบทุกครั้งหลังเลิกงานประจำวัน
7. จัดระเบียบป้ายประกาศต่างๆ
ตามบอร์ดติดประกาศ ควรมีการจัดระเบียบและทำความสะอาดอยู่เสมอ เอาประกาศที่ ล้าสมัยออกเสียบ้าง การติดประกาศควรติดให้เป็นระเบียบ อยู่ในระดับสายตาเพื่อให้น่าสนใจ และพนักงานบริษัทควรถือเป็นหน้าที่ที่ต้องอ่านประกาศทุกวันตอนเริ่มงานและ หลังเลิกงาน การใช้วิธีติดประกาศเพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ นั้น ยังช่วยลดปริมาณการถ่ายเอกสารลงได้อีกด้วย
8. จัดการสิ่งแวดล้อมในหน่วยงาน
ทำการขจัดสิ่งที่ไม่ถูกสุขลักษณะต่างๆ ออกไป เช่น ฝุ่น ผง ควัน ขยะมูลฝอย ควรจัดที่ทิ้งขยะให้เป็นสัดส่วน มีการ กำจัดขยะทุกครั้งหลังเลิกงาน และไม่ควรนำสิ่งของที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานเข้ามาในสถานที่ทำงาน
9. มีการติดป้ายคำขวัญในหน่วยงาน
เช่น ป้ายคำขวัญของบริษัท นโยบายคุณภาพของบริษัท สโลแกนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบในสำนักงาน ควรติดไว้ให้พนักงานได้เห็นเด่นชัด เพื่อเป็นเครื่องเตือนใจและปลุกจิตสำนึกในการร่วมมือกัน
10. การจัดแบ่งส่วนรับผิดชอบในการทำความสะอาด
อาจจัดให้มีการประกวดให้รางวัล สำหรับส่วนงานที่มีการจัดระเบียบหรือทำ 5 ส. ได้ดีที่สุดในแต่ละปี หรือแต่ละเดือน เพื่อให้เป็นการกระตุ้นพนักงานอยู่เสมอ มีการติดป้ายประกาศชมเชยพนักงานที่มีระเบียบวินัย ในการทำงาน ให้ความร่วมมือกับกิจกรรมขององค์การด้วยดีเสมอมา เพื่อก่อให้เกิดแรงจูงใจ
11. ติดประกาศผลดีของการทำ 5 ส.
เมื่อดำเนินการกิจกรรม 5 ส. ไปได้ระยะหนึ่งแล้ว ควรมีการติด ประกาศให้พนักงานทราบถึงผลดีของการทำ 5 ส. ว่าสามารถลดเวลาในการทำงานได้มากน้อยเพียงใด ความสะดวกที่ได้เพิ่มขึ้นอย่างไร หรืออาจจะทำกราฟแสดงเวลาการค้นหาสิ่งของ หรือเวลาที่ใช้ในการติดต่อลูกค้าที่ลดลง ตลอดจนประโยชน์ต่างๆ ที่ได้จากการจัดทำหน่วยงานให้เป็นระเบียบ เพื่อให้พนักงานได้รับทราบ มีขวัญและกำลังใจในการปรับปรุงงานเพิ่มมากขึ้น
12. จัดให้มีระบบข้อเสนอแนะในการทำงานและการปรับปรุงงาน
อาจจะกระทำได้โดยการทำกล่องรับข้อเสนอแนะไว้ และให้รางวัลแก่ผู้เสนอแนะทุกคน ถ้าข้อเสนอแนะใดสามารถกระทำได้ก็ควรนำไปปฏิบัติทันที ขวัญและกำลังใจของพนักงาน จะสามารถวัดได้จากจำนวนข้อ เสนอแนะที่ได้
13. ผู้บังคับบัญชา ควรมีการทักทายปราศรัยกับพนักงานทุกวัน
เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะหรือความเดือดร้อนต่างๆ ของพนักงาน แล้วนำมาพิจารณาปรับปรุงแก้ไขเท่าที่ทำได้ จะทำให้พนักงานมี กำลังใจในการทำงานมากขึ้น

Posted in: ตัวอย่าง 5 ส.