ประโยชน์จากการทำ 5ส
1. สถานที่ทำงานสะอาด สะดวก และมีความปลอดภัย
2. สร้างบรรยากาศ และสภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น
3. บุคลากรทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีความถูกต้องมากขึ้น
4. เกิดความร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้น และผู้ปฏิบัติงานเกิดความรักความผูกพันธ์กับองค์กรเพิ่มมากขึ้น
5. บุคลากรมีระเบียบวินัยเพิ่มมากขึ้น และตระหนักถึงความสำคัญของ 5 ส
6. ขจัดความสิ้นเปลืองของพื้นที่
7. ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
8. ลดเวลาในการค้นหาสิ่งของมาใช้งานเพราะมีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบทำให้หยิบจับได้ง่าย
9. ตรวจสอบหาิสิ่งของได้ง่าย (หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา)
10. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เกิดความรวดเร็ว ถูกต้อง และประหยัด
11. เกิดความปลอดภัยแก่ผู้ปฏิบัติงานมากขึ้น และเพิ่มคุณภาพชีวิตที่ดีในการทำงาน
12. เพิ่มประสิทธิภาพ และยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร และอุปกรณ์
13. ลดอัตราของเสีย และลดต้นทุน
14. สุขภาพกาย สุขภาพใจของผู้ปฏิบัติงานมีความสมบูรณ์ คุณภาพชีวิตในการทำงานดีขึ้น
ขั้นตอนการดำิเนินงาน 5 ส ขององค์กร
1.ขั้นเตรียมการ (Preparation) หน่วยงานที่จะเริ่มนำ 5ส มาใช้สิ่งแรกที่จะต้องทำก็คือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง
และจัดเตรียมแผนการดำเนินงาน และกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งสามารถดำเนินการ ตามลำดับ ดังนี้
1.1 สร้างความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง โดยเชิญผู้มีความรู้จากหน่วยงานภายนอกมาเป็นผู้่ให้ความรู้และเป็นที่ปรึกษา
1.2 กำหนดนโยบาย 5ส โดยผู้บริหารสูงสุด และแต่งตั้งคณกรรมการดำเนินงาน 5ส
1.3 กำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม 5ส
1..4 ประกาศนโยบายให้ทุกคนในองค์กรได้ทราบ
1.5. อบรมให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงานทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานระดับล่าง
1.6. อบรมคณะทำงานที่ได้รับการแต่งตั้งเพื่อให้สามารถส่งเสริม สนับสนุน และผลักดันให้ 5ส เป็นไปอย่างต่อเนื่้อง
1.7. ผู้บริหารระดับสูงเยี่ยมชมหน่วยงานที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5ส อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ
2. ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project) ขั้นตอนนี้จะมีการจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่ (Big cleaning Day) ซึ่งถือเป็นวันเริ่มต้น
การดำเนินกิจกรรม 5ส บางหน่วยงานอาจถือเป็นวันประกาศนโยบาย 5ส และที่สำคัญที่สุดผู้บริหารรระดับสูงจะต้องเป็นผู้มีส่วนร่วมในวันนั้น
เพื่่อแสดงออกถึงความร่วมมือร่วมใจของทุกคนในองค์กร
3. ขั้นดำเนินการ (Implementation) หลังจากวันทำความสะอาดใหญ่แล้วก็เริ่มดำเนินกิจกรรม โดยเริ่มที่ 3 ส แรกก่อน ซึ่งได้แก่
ส สะสาง ส สะดวก และ ส สะอาด โดยดำเนินการ ดังนี้
3.1 แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ ทั้งที่เป็นพื้นที่ทำงาน และพื้นที่ส่วนรวม เช่น ทางเดิน บันได สนามหญ้า และห้องน้ำ
3.2 ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฏิบัติการ หัวข้อต่าง ๆ ที่่ควรอยู่ในการดำเนินกิจกรรม 5ส คือ
- รายละเอียดกิจกรรม เป็นการกำหนดกิจกรรมในเรื่อง 5ส ของพื้นที่ว่ามีอะไรบ้างตามขั้นตอนการดำเนินงาน 5ส
- ระยะเวลาการดำเนินการ จะต้องกำหนดให้ขัดเจนว่าช่วงไหนจะทำอะไร ใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินการ และระยะเวลา
สิ้นสุดของแผนเมื่อใด เช่น แผน 1 ปี แผน 2 ปี เป็นต้น
- ผู้รัีบผิดชอบ ในแผนควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อไว้ด้วย ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจเป็นบุคคลหรือหน่วยงานก็ได้
- แผนที่ดีควรระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนใช้งบประมาณเท่าใด
- ระบุวันที่จัดทำแผน เพื่อให้ทรา่บว่าแผนการดำเนินงานนั้นทำไว้ตั้งแต่เมื่อใด ทั้งนี้การดำเนิินกิจกรรม 5ส มิใช่อยู่แค่เีพียง
1 ปี หรือ 2 ปี เท่านั้น แต่ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัยไม่มีที่สิ้นสุด และมีความก้าวหน้ายิ่งขึ้น มีมาตรฐานสูงขึ้น อันเป็นไปตาม
หลักการของการเพิ่มผลผลิต ที่ว่า "วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้"
- มีการประชุมสมาชิกที่อยู่ในพื้นที่อย่างสม่ำ่เสมอ เพื่อให้แผนปฏิบัติการที่ร่วมกันกำหนดเกิดผลในทางปฏิบัติ
- ทุกคนในพื้นที่ต้องทำ 3 ส แรกในพื้นที่รับผิดชอบตามรายละเอียดของการจัดกิจกรรมติดตามภายในพื้นทีด้วย
การตรวจประเมินความก้าวหน้าของดำเนินการ คณะกรรมการจะต้องได้รับการอบรมการใช้เทคนิค วิธีการ พร้อมทั้งเกณฑ์การประเมินด้วย
ซึ่งการประเมิน ควรมีการประเมิน 2 ส่วน คือ
ส่วนที่ 1 เป็นการให้คะแนนผลการดำเนินกิจกรรม ตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ในแบบประเมิน เช่น ระดับความสะอาด
การสะสาง หรือการจัดให้เกิดความสะดวกในการใช้งาน ตลอดจนเรื่องความปลอดภัย และความร่วมมือร่วมใจ เป็นต้น
ส่วนที่ 2 คือข้อเสนอแนะของกรรมการ ซึ่งพื้นที่จะต้องนำไปปรับปรุง หรือข้อดีเด่นที่พบซึ่งสามารถนำไปเป็นตัวอย่าง
หรือกำหนดเป็นมาตรฐานต่อไป ควรจัดให้มีการปรับปรุง หรือแจ้งผลการดำเนินกิจกรรมให้ทุกคนได้รับทราบ
เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5ส (Promotion Tools)
เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5ส มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินกิจกรรม 5ส เพื่อเป็นการรณรงค์และกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วม
1. โปสเตอร์ 5ส ใช้ในการให้ความรู้ความเข้าใจ และกระตุ้นเตือนให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมมือร่วมใจกันทำ 5ส อาจจะทำกันเอง หรือจัดให้มี
การแข่งขันทำโปสเตอร์ 5ส หรือจัดซื้อ จัดหาจากสถาบันอื่นๆ ที่จัดทำขึ้น เช่นสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เป็นต้น
2.คำขวัญ 5ส อาจจัดให้มีการประกวดและนำคำขวัญที่ได้รางวัลมาติดเผยแพร่เพื่อกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัิติงานตระหนักถึงความสำคัญของ 5ส
3. ข่าว 5ส การจัดให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบข่าวของการดำเนินกิจกรรม 5ส เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ซึ่งข่าวอาจจะออกมาในรูปของสิ่งพิมพ์
หรือลงข่าวในเว็บไซต์ของหน่วยงานก็ได้
4. เสื้อ 5ส บางหน่วยงานก็จัดให้มีการจัดทำเสื้อ 5ส นอกจากจะใส่ในวันทำความสะอาดใหญ่แล้วอาจนัดหมายใส่เสื้อ 5ส สัปดาห์ละ
1 วัน เพื่อเป็นการกระตุ้นเตือนการทำ 5ส ของหน่วยงานของตน
1. สถานที่ทำงานสะอาด สะดวก และมีความปลอดภัย
2. สร้างบรรยากาศ และสภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น
3. บุคลากรทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีความถูกต้องมากขึ้น
4. เกิดความร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้น และผู้ปฏิบัติงานเกิดความรักความผูกพันธ์กับองค์กรเพิ่มมากขึ้น
5. บุคลากรมีระเบียบวินัยเพิ่มมากขึ้น และตระหนักถึงความสำคัญของ 5 ส
6. ขจัดความสิ้นเปลืองของพื้นที่
7. ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
8. ลดเวลาในการค้นหาสิ่งของมาใช้งานเพราะมีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบทำให้หยิบจับได้ง่าย
9. ตรวจสอบหาิสิ่งของได้ง่าย (หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา)
10. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เกิดความรวดเร็ว ถูกต้อง และประหยัด
11. เกิดความปลอดภัยแก่ผู้ปฏิบัติงานมากขึ้น และเพิ่มคุณภาพชีวิตที่ดีในการทำงาน
12. เพิ่มประสิทธิภาพ และยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร และอุปกรณ์
13. ลดอัตราของเสีย และลดต้นทุน
14. สุขภาพกาย สุขภาพใจของผู้ปฏิบัติงานมีความสมบูรณ์ คุณภาพชีวิตในการทำงานดีขึ้น
ขั้นตอนการดำิเนินงาน 5 ส ขององค์กร
1.ขั้นเตรียมการ (Preparation) หน่วยงานที่จะเริ่มนำ 5ส มาใช้สิ่งแรกที่จะต้องทำก็คือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง
และจัดเตรียมแผนการดำเนินงาน และกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งสามารถดำเนินการ ตามลำดับ ดังนี้
1.1 สร้างความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง โดยเชิญผู้มีความรู้จากหน่วยงานภายนอกมาเป็นผู้่ให้ความรู้และเป็นที่ปรึกษา
1.2 กำหนดนโยบาย 5ส โดยผู้บริหารสูงสุด และแต่งตั้งคณกรรมการดำเนินงาน 5ส
1.3 กำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม 5ส
1..4 ประกาศนโยบายให้ทุกคนในองค์กรได้ทราบ
1.5. อบรมให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงานทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานระดับล่าง
1.6. อบรมคณะทำงานที่ได้รับการแต่งตั้งเพื่อให้สามารถส่งเสริม สนับสนุน และผลักดันให้ 5ส เป็นไปอย่างต่อเนื่้อง
1.7. ผู้บริหารระดับสูงเยี่ยมชมหน่วยงานที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5ส อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ
2. ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project) ขั้นตอนนี้จะมีการจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่ (Big cleaning Day) ซึ่งถือเป็นวันเริ่มต้น
การดำเนินกิจกรรม 5ส บางหน่วยงานอาจถือเป็นวันประกาศนโยบาย 5ส และที่สำคัญที่สุดผู้บริหารรระดับสูงจะต้องเป็นผู้มีส่วนร่วมในวันนั้น
เพื่่อแสดงออกถึงความร่วมมือร่วมใจของทุกคนในองค์กร
3. ขั้นดำเนินการ (Implementation) หลังจากวันทำความสะอาดใหญ่แล้วก็เริ่มดำเนินกิจกรรม โดยเริ่มที่ 3 ส แรกก่อน ซึ่งได้แก่
ส สะสาง ส สะดวก และ ส สะอาด โดยดำเนินการ ดังนี้
3.1 แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ ทั้งที่เป็นพื้นที่ทำงาน และพื้นที่ส่วนรวม เช่น ทางเดิน บันได สนามหญ้า และห้องน้ำ
3.2 ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฏิบัติการ หัวข้อต่าง ๆ ที่่ควรอยู่ในการดำเนินกิจกรรม 5ส คือ
- รายละเอียดกิจกรรม เป็นการกำหนดกิจกรรมในเรื่อง 5ส ของพื้นที่ว่ามีอะไรบ้างตามขั้นตอนการดำเนินงาน 5ส
- ระยะเวลาการดำเนินการ จะต้องกำหนดให้ขัดเจนว่าช่วงไหนจะทำอะไร ใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินการ และระยะเวลา
สิ้นสุดของแผนเมื่อใด เช่น แผน 1 ปี แผน 2 ปี เป็นต้น
- ผู้รัีบผิดชอบ ในแผนควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อไว้ด้วย ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจเป็นบุคคลหรือหน่วยงานก็ได้
- แผนที่ดีควรระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนใช้งบประมาณเท่าใด
- ระบุวันที่จัดทำแผน เพื่อให้ทรา่บว่าแผนการดำเนินงานนั้นทำไว้ตั้งแต่เมื่อใด ทั้งนี้การดำเนิินกิจกรรม 5ส มิใช่อยู่แค่เีพียง
1 ปี หรือ 2 ปี เท่านั้น แต่ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัยไม่มีที่สิ้นสุด และมีความก้าวหน้ายิ่งขึ้น มีมาตรฐานสูงขึ้น อันเป็นไปตาม
หลักการของการเพิ่มผลผลิต ที่ว่า "วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้"
- มีการประชุมสมาชิกที่อยู่ในพื้นที่อย่างสม่ำ่เสมอ เพื่อให้แผนปฏิบัติการที่ร่วมกันกำหนดเกิดผลในทางปฏิบัติ
- ทุกคนในพื้นที่ต้องทำ 3 ส แรกในพื้นที่รับผิดชอบตามรายละเอียดของการจัดกิจกรรมติดตามภายในพื้นทีด้วย
การตรวจประเมินความก้าวหน้าของดำเนินการ คณะกรรมการจะต้องได้รับการอบรมการใช้เทคนิค วิธีการ พร้อมทั้งเกณฑ์การประเมินด้วย
ซึ่งการประเมิน ควรมีการประเมิน 2 ส่วน คือ
ส่วนที่ 1 เป็นการให้คะแนนผลการดำเนินกิจกรรม ตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ในแบบประเมิน เช่น ระดับความสะอาด
การสะสาง หรือการจัดให้เกิดความสะดวกในการใช้งาน ตลอดจนเรื่องความปลอดภัย และความร่วมมือร่วมใจ เป็นต้น
ส่วนที่ 2 คือข้อเสนอแนะของกรรมการ ซึ่งพื้นที่จะต้องนำไปปรับปรุง หรือข้อดีเด่นที่พบซึ่งสามารถนำไปเป็นตัวอย่าง
หรือกำหนดเป็นมาตรฐานต่อไป ควรจัดให้มีการปรับปรุง หรือแจ้งผลการดำเนินกิจกรรมให้ทุกคนได้รับทราบ
เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5ส (Promotion Tools)
เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5ส มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินกิจกรรม 5ส เพื่อเป็นการรณรงค์และกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วม
1. โปสเตอร์ 5ส ใช้ในการให้ความรู้ความเข้าใจ และกระตุ้นเตือนให้ผู้ปฏิบัติงานร่วมมือร่วมใจกันทำ 5ส อาจจะทำกันเอง หรือจัดให้มี
การแข่งขันทำโปสเตอร์ 5ส หรือจัดซื้อ จัดหาจากสถาบันอื่นๆ ที่จัดทำขึ้น เช่นสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เป็นต้น
2.คำขวัญ 5ส อาจจัดให้มีการประกวดและนำคำขวัญที่ได้รางวัลมาติดเผยแพร่เพื่อกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัิติงานตระหนักถึงความสำคัญของ 5ส
3. ข่าว 5ส การจัดให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบข่าวของการดำเนินกิจกรรม 5ส เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ซึ่งข่าวอาจจะออกมาในรูปของสิ่งพิมพ์
หรือลงข่าวในเว็บไซต์ของหน่วยงานก็ได้
4. เสื้อ 5ส บางหน่วยงานก็จัดให้มีการจัดทำเสื้อ 5ส นอกจากจะใส่ในวันทำความสะอาดใหญ่แล้วอาจนัดหมายใส่เสื้อ 5ส สัปดาห์ละ
1 วัน เพื่อเป็นการกระตุ้นเตือนการทำ 5ส ของหน่วยงานของตน
